Sistem informasi secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen dalam sebuah sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dll. Untuk bisa membuat formulasi strategi implementasi sistem informasi terbaik pada usaha kecil dan menengah, kita perlu memahami berbagai hal yang menjadi bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri.

Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi Sistem Informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keuntungan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi out-sourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana Sistem Informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Sehingga, outsourcing dilakukan dengan berbagai pertimbangan dan alasan, yang boleh jadi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya sangat berbeda. Pertimbangan biaya, ketersediaan SDM yang sesuai, kesibukan yang tak memungkinkan melakukannya sendiri, atau karena ada pihak lain yang mampu melakukan lebih baik dan dengan biaya yang terjangkau. Namun, secara prinsipil outsourcing berarti penyerahan pengerjaan atau penyediaan layanan tertentu ke pihak ketiga dengan berbagai pilihan dan bentuk kerjasama. Begitu juga, pola outsourcing yang dilakukan sangat bervariasi, apakah itu dilaksanakan langsung oleh vendor atau melalui mitra lokal, misalnya perusahaan penyedia jasa outsourcing yang dikenal sebagai Application Service Provider (ASP).

Memanfaatkan sumber daya dari luar negeri untuk mendapatkan layanan outsourcing, juga kini menjadi pilihan yang cukup kompetitif bagi perusahaan-perusahaan besar, khususnya sejak anggaran teknologi informasi (TI) terus cenderung menurun mulai tahun 2000 hingga saat ini.  Selain itu, outsourcing juga menjadi pilihan bagi perusahaan untuk mengantisipasi tingginya perputaran tenaga kerja TI, yang bukan tidak mungkin hal itu akan menjadi hambatan dalam menjalankan bisnisnya secara lebih baik. Karena, ketika penerapan TI telah dilakukan secara intensif, tuntutannya adalah bagaimana tersedianya SDM yang memiliki keterampilan dan keahlian dalam menjalankannya.

Pendekatan Out-Sourcing

Pendekatan out-sourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing.

Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out-sourcing.

Perusahaan melakukan outsourcing dengan beberapa tujuan sbb :

1. Meningkatkan fokus bisnis
   Usaha kecil menengah akan lebih berfokus pada core bisnis nya
2. Meningkatkan daya saing karena peningkatan skill IT vendor outsourcing.
   Sementara outsourcing provider akan menghususkan diri dalam membangun beberapa skil unggulan dalam sistem dan teknologi informasi pada saat yang bersamaan usaha kecil menengah yang menggunakan jasa mereka akan mendapatkan keuntungan karena akan selalu terupdate dalam hal teknologi
3. Membagi resiko biaya operasional dan investasi.
   JIka usaha kecil menengah melakukan semuanya sendiri, maka mereka juga harus mengatur resiko terhadap biaya operasional dan investasi, dengan mengalihkan sebagian proses, hal ini secara otomatis telah membagi resiko biaya operasional dan investasi

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan out-sourcing adalah :

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

6 (enam) alasan utama mengapa suatu perusahaan melakukan alihdaya (outsourcing), yakni:

1. Pengurangan biaya dilihat dari total bisnis atau cost relative reduction. Outsourcing diharapkan akan meningkatkan pendapatan. Misalnya, jika  semula pendapatannya hanya 500, bagaimana dengan outsourcing akan naik menjadi 700, sedang biaya TI yang dikeluarkan naik dari 50 menjadi 60. Jadi, pengaruhnya harus dilihat dari total pendapatan. Dengan kenaikan itu, rasionya semakin mengecil. Karenanya, pendapatannya juga akan meningkat. Dari sisi biaya, outsourcing memungkinkan mengatur pengeluaran TI secara lebih baik.
2. Munculnya dorongan agar teknologi diubah atau ditingkatkan. Akibatnya, perusahaan kekurangan orang yang bisa mengaplikasikan teknologi baru itu. Atau, ada penggunaan TI untuk keperluan bisnis secara besar-besaran (Large Scale Business). Outsourcing juga membuka peluang akses terhadap munculnya keterampilan baru dengan tanpa harus mempertahankan orang. Jika suatu perusahaan harus investasi TI sendiri, biaya yang dibutuhkan cukup besar dan waktu penanganannya tidak bisa cepat. Dengan outsourcing diharapkan para pebisnis dapat mengoptimalkan penggunaan TI sejalan dengan strategi bisnis perusahaannya.
3. Mutu pelayanan (Quality of Service) terhadap pengguna harus terus meningkat. Padahal implementasi TI yang ada sudah tidak memadai lagi karena kualitasnya terbatas. Dengan outsourcing diharapkan kualitas layanan bisa menjadi lebih baik.
4. Dikarenakan merger dan akuisisi yang terus-menerus terjadi, menyebabkan outsourcing menjadi pilihan yang bijaksana, karena tidak terlalu berisiko.
5. Dengan penggunaan outsourcing, memungkinkan perusahaan mengubah proses bisnis dalam organisasinya agar mampu merespon berbagai perubahan yang terjadi dalam lingkungan di mana bisnis tersebut berkembang.
6. Outsourcing memungkinkan suatu organisasi bisa lebih fokus pada bisnis intinya (Core Business). Sedang kegiatan-kegiatan lainnya yang mendukung telah dilakukan oleh pihak ketiga (Outsourcer).

Alasan utama untuk perusahaan melakukan Outsourcing yaitu :

1. Reduce Cost / Mengurangi biaya (36%)

2. Focus on Core / Fokus pada inti (36%)

3. Improve Quality /  Meningkatkan kualitas (13%)

4. Increase speed to market / Meningkatkan kecepatan ke pasar (10%)

5. Foster Innovation / Membantu inovasi (4%)

6. Conserver Capital / Menghemat modal (1%)

Dari data di atas, yang paling menjadi alasan utama untuk outsourcing adalah karena dapat mengurangi biaya dan fokus pada inti

Proses outsourcing pada perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut.

Beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
4. Faktor waktu/kecepatan
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Perusahaan yang ingin menggunakan strategi outsourcing untuk mengembangkan sistem informasi di perusahaan mereka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman
2. Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
3. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
4. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung
5. Mengendalikan biaya dengan tepat denngan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Investasi dalam Teknologi Informasi dapat memungkinkan bisnis untuk mengunci pelanggan dan pemasok (dan menahan diluar para pesaing) dengan cara membangun hubungan baru yang bernilai dengan mereka. Hubungan bisnis ini dapat mejadi begitu berharga bagi pelanggan atau pemasok sehingga mencegah mereka untuk meninggalkan perusahaan anda ke pesaingnya, atau untuk mengintimidasi mereka agar menerima kesepakatan bisnis yang lebih rendah keuntungannya. Dengan menerapkan metode out-sourcing, perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan usaha utamanya, sementara itu pengembangan sistem informasinya diserahkan kepada pihak ketiga (vendor).

Keuntungan (advantage) jika perusahaan menggunakan strategi outsourcing adalah:

1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
2. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi
3. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju lebih menghemat biaya.
4. Mempersingkat waktu pengembangan
5. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar
6. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.
7. Solusi untuk bisnis
8. Penggunaan aset
9. Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih

10.  Perbaikan waktu untuk pengembangan

11.  Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan

12.  Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan vendor adalah  :

1. Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
2. Kemampuan teknis
3. Kemampuan keuangan
4. Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

Keuntungan IT outsourcing, antara lain:

Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

Penghematan Biaya (Cost Saving)

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

IT Staffing

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

• Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
• Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
• Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

Selain keunggulan diatas, pendekatan out-sourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Kelemahan dari penggunaan strategi outsourcing oleh suatu perusahaan adalah:

1. Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing
2. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain
3. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan
4. Ketidakfleksibilitasan
5. Kehilangan kendali
6. Pengurangan keunggulan kompetitif
7. Sistem paket
8. Tujuan yang tidak terpenuhi
9. Layanan yang kurang baik

Pendekatan In-Sourcing

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

In-sourcing adalah metode pengembangan Sistem Informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem Informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah :

1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.

2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.

3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut. Keuntungan penggunaan insourcing adalah :

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Adapun kekurangan dari penerapan strategi Insourcing adalah  :

1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

Kesimpulan

Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka in-sourcing atau self-sourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya.

Namun bila dibandingkan keuntungan dan kerugiannya antara pendekatan yang satu dengan yang lain, maka penulis lebih memilih pendekatan out-sourcing. Karena perusahaan tidak perlu berkorban waktu, sumber daya manusia, dan lain sebagainya untuk mengembangkan proyek, dan dapat berkonsentrasi terhadap project yang lainnya. Dan biaya yang jika dikalkulasi secara keseluruhan lebih murah daripada proyek yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan lainnya.

Daftar Pustaka

Advice on outsourcing and information technology benefits. http://www.theoutsourceblog.com /2010/06/advice-on-outsourcing-and-information-technology-benefits/

Apakah Manfaat Sistem Informasi Bagi Bisnis Anda?.http://www.setiabudi.name/archives/373.

Bacheldor, Beth. 2010.Does Outsourcing IT Security Make You Uneasy?. http://advice. cio.com/beth_bacheldor/10647/does_outsourcing_it_security_make_you_uneasy

Beberapa Alasan Mengapa Perusahaan Melakukan Outsourcing dalam Teknologi Informasi. http://ayusuryadi.multiply.com/reviews/item/12

Find The Best Outsourcing Information Security . http://blog.bestsoftware4download.com /2010/02/find-the-best-outsourcing-information-security/

Lianna, 2010.IT Outsourcing. http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

Manajemen Proyek TI, pilihan atau keharusan?. http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/

Mengukur nilai bisnis penerapan Teknologi Informasi. http://www.maestroglobal.info/mengukur-nilai-bisnis-penerapan-teknologi-informasi/comment-page-1/#comment-95

Outsourcing-kan Pekerjaan Anda. http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Outsourcing Pengolahan Data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/

Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Development”. http://www.setiabudi. name/wpcomments-post.php.

Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi. http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi. http://blog.cybergl.co.id/2010/01/07/perencanaan strategis-sistem-informasi/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

SEO tips for blogs hosted on Blogger. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Sistem Informasi Kastamer (SISKA). http://primamoklet.wordpress.com/2010/03/11/sistem-informasi-kastamer-siska/.

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.htmlOutsourcing tetap diandalkan industri teknologi informasi. http://bataviase.co.id/node/283853

The Best Reasons for You to Outsource Web Design. http://www.masjoe.com/the-best-reasons-for-your-to-outsource-web-design.html

Why Managed IT Services are Better. http://www.aiosolutions.com/IT-Blog/2010/04/13/why-managed-it-services-are-better/

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP (Enterprise Resource Planning), adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi semua operasi bisnis menjadi perusahaan seragam dan lingkungan sistem yang luas.

Sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh modular unit perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan” dan berkomunikasi pada jaringan area lokal.  Desain terdistribusi memungkinkan sebuah bisnis untuk mengumpulkan modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa memerlukan penempatan beberapa salinan yang kompleks, sistem komputer mahal di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh.

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan system. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Fenomena kesalahan yang berakibat fatal pada organisasi saat melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru terjadi karena :

• Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
• Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
• Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai).
• Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
• Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)   Hardware, Software dan Service Acquisition

b)   Software development or modification

c)   End user training

d)   System documentation

e)   Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Pada konversi sistem sering terjadi didalam pelaksanaanya tidak melihat seluruh aspek seperti tersebut diatas, sehingga menimbulkan beberapa masalah, bahkan sering pula terjadi akhirnya konversi gagal (balik ke sistem lama). Beberapa permasalahan yang umum terjadi biasanya berupa :

• Infrastruktur SI :
  • Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) didalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware / software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor, dll), dll.
  • Tidak memeriksa kompabilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer, dll) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dll.
  • Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru seperti sistem lama menggunakan RS232 cukup dengan 4 kawat, menjadi 25 kawat,  dulunya dengan interface RS232 / V24 menjadi V35, dulunya dengan cable coaxial menjadi dengan UTP Category 5, dll.
  • Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik seperti power plug dengan british type (kaki tiga) dulunya kaki 2, membutuhkan power plug dengan koneksi legrand, dulunya sistem membutuhkan single phase untuk yang baru membutuhkan 3 pahse, kapasitas daya yang terpasang tidak mencukupi, dll.
• Data :
  • Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).
  • Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.
  • Tidak membuat tool-tool untuk konversi data sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, akibatnya prosesnya terlalu lama sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas  waktu sistem boleh down).
• People :
  • Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru sehingga didalam operasi sehari-hari masih sangat tergantung pada fihak luar.
  • Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.
  • Kurang didalam mensosialisasikan sistem baru, sehingga user enggan (terdapat reluktansi) didalam menggunakan sistem baru (biasanya orang perlu mempunyai alasan didalam benaknya untuk berpindah ke suatu sistem yang lain dari yang sudah ada).
  • Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan tiba-tiba harus dirubah, hal ini biasanya menimbulkan keengganan bagi para user.
  • Kurangnya komitmen dari manajemen, sebab walaupun sudah dilaksanakan sosialisasi dengan baik biasanya masih ada beberapa orang yang menolak kehadiran sistem baru, untuk itu didalam hal ini perlu adanya ketegasan dari fihak manajemen.
• Prosedur :
  • Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara didalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.
  • Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan dilapangan.
  • Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari fihak eksaternal, dll), yang tidak di support oleh sistem baru.
• Features :
  • Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titk pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar di fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.
  • Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama, hal ini biasanya jadi titik lemah dari sistem tersebut sehingga sering kali hal ini dijadikan alasan untuk menolak adanya sistem baru tersebut.
  • Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan-permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

• Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
• User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
• Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process; agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
• Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run  yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase – in  methode’  atau tanpa melalui proses paralallel atau ‘plunge methode’ , dengan catatan system test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan secara bertahap, dimulai dengan yang hanya memiliki satu atau lebih sedikit komponen fungsionalitas dan secara gradual berkembang hingga ke seluruh sistem.

Perubahan secara langsung, sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan, Perubahan secara paralel, sistem baru dijalankan bersama-sama dengan system lama, jika sistem baru tidak ada masalah maka sistem lama dihentikan pemakaiannya, Perubahan secara bertahap, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan setelah sistem yang baru dianggap telah ok, Perubahan secara moduler, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan permodul (misalnya sistem penjualan, dilanjutkan system pembelian dst.) Perubahan secara terdistribusi, mirip dengan perubahan secara moduler hanya saja perubahannya meliputi berbagai lokasi/cabang.
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalampengconversian tergantung pada beberapa faktor al : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting

Konversi ini baik digunakan jika :

Sistem baru tidak mengganti sistem lama

Sistem lama sepenuhnya tidak bernilai
Sistem baru bersifat kecil/sederhana
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari

Konversi Paralel
Memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru
Biaya yang dibutuhkan cukup besar

Konversi Phase-In
Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama

Sistem harus disegmentasi
Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang

Konversi Pilot
Perlunya segmentasi organisasi
Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung
Biaya lebih rendah dibandingkan metode paralel
Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W

Mengconversi File Data
“Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru”

Konversi/Modifikasi meliputi :
Format File
Isi File
Media Penyimpanan

Metode Dasar Konversi File :
dapat digunakan pada ke 4 metode konversi sistemàKonversi File Total terutama digunakan pada metode paralel dan phase-inàKonversi File Gradual

Konfersi file Gradual :
Selama konversi file perlu diperhatikan prosedur kendali untuk memastikan integrasi data.
Prosedur kendali untuk masing-masing klasifikasi file berbeda.

Pengembangan Software (System Development Life Cycle (SDLC)) merupakan siklus pengembangan sistem yang terdiri dari systems planning (tahap perencanaan), systems Analysis (tahap analisa), Systems Design (tahap perancangan), systems implementation (tahap implementasi), systems operation and support (tahap penggunaan dan perawatan). Kelima tahap tersebut secara diagram dapat dilihat seperti gambar  dibawah ini.

System Development Life Cycle

Pengembangan perangkat lunak (software) mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Berbagai kerangka tersebut telah berkembang selama bertahun-tahun, masing-masing dengan kekuatan sendiri diakui dan kelemahan. Satu sistem metodologi pengembangan yang belum tentu cocok untuk digunakan oleh seluruh proyek. Setiap metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu, berdasarkan berbagai teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.

Dalam pengembangannya perangkat lunak memiliki berbagai model yaitu model water fall (‘model konvensional’ sebagai model terdahulu yang dikembangkan dan karena model water fall nyaris sama dengan siklus hidup pengembangan sistem), model prototype (‘model yang disukai oleh user dan pengembang), model sequensial linear, model RAD ‘rapid aplikation model’, model ‘formal method’ atau ‘metode formal’ disini sebelum diadakannya implementasi terlebih dahulu rancangan model yang dibuat diverifikasi terlebih dahulu sehingga tidak ada lagi kesalahan – kesalahan pada saat implementasi.

Kerangka metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

1. Sebuah filosofi pengembangan perangkat lunak, dengan pendekatan atau pendekatan dari proses pengembangan perangkat lunak
2. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Pengembangan perangkat lunak (Software development) merupakan salah satu dari tahap rancangan system rinci/detail dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Software Development Life Cycle atau SDLC).

Tim proyek system mungkin mulai mencari paket perangkat lunak komersial yang sesuai atau mendukung spesifikasi rancangan system dan berjalan pada rancangan arsitektur komputernya. Paket perangkat lunak komersial secara luas tersedia  untuk aplikasi fungsi spesifik dan aplikasi bisnis yang telah ditetapkan secara baku.

Tetapi untuk rancangan sistem yang terkait dengan kebutuhan khusus atau unik (memenuhi keperluan pemakai dan spesifikasi rancangan sistem) maka paket perangkat lunak komersial mungkin tidak sesuai atau mendukung kebutuhan pemakai secara langsung. Perangkat lunak yang diharapkan untuk mendukung rancangan sistem tersebut harus dibuat sendiri dari awal (scratch)

Sumber Perangkat Lunak Aplikasi

1. Perangkat Lunak Komersial dari Vendor
2. Perangkat Lunak Pesanan (customized software) dikembangkan secara in-house atau oleh kontraktor pemrograman independent

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul.

Pengembangan sistem informasi merupakan penyusunan suatu sistem infromasi yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada Gambar di bawah ini.

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs